Klauzula informacyjna dla osób zawierających i realizujących umowy z WATT HORIZON
Niniejsza klauzula informacyjna jest przeznaczona dla osób reprezentujących kontrahentów WATT HORIZON, osób kontaktowych, pełnomocników, pracowników, współpracowników, doradców, przedstawicieli technicznych, prawnych, handlowych lub organizacyjnych kontrahentów, a także innych osób wskazanych do zawarcia, obsługi, realizacji, rozliczenia lub ochrony praw wynikających z umów zawieranych z WATT HORIZON, w tym umów o zachowaniu poufności NDA.
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
WATT HORIZON SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
z siedzibą w: Łodzi, 90-135, Prezydenta Gabriela Narutowicza 40 / 1, Polska
KRS: 0001129644
NIP: 7252347238
REGON: 529753017
adres e-mail do kontaktu w sprawach ochrony danych osobowych: info@watthorizon.com
Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: info@watthorizon.com.
2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
W związku z zawieraniem i realizacją umów WATT HORIZON może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
imię i nazwisko,
stanowisko lub funkcja,
nazwa reprezentowanego podmiotu,
służbowy adres e-mail,
służbowy numer telefonu,
dane ujawnione w dokumentach związanych z zawarciem lub realizacją umowy, w szczególności w pełnomocnictwach, korespondencji, protokołach, zamówieniach, ofertach, załącznikach, dokumentach projektowych lub rozliczeniowych,
dane identyfikacyjne wynikające z dokumentów rejestrowych, jeżeli osoba występuje jako członek organu, pełnomocnik, prokurent lub osoba uprawniona do reprezentacji,
informacje o udziale danej osoby w czynnościach związanych z realizacją umowy, w tym w spotkaniach, uzgodnieniach, odbiorach, negocjacjach, konsultacjach lub komunikacji roboczej.
3. Źródło danych osobowych
Dane osobowe mogą być pozyskiwane:
bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
od kontrahenta WATT HORIZON, który wskazał daną osobę jako osobę reprezentującą, kontaktową, techniczną, biznesową, prawną, organizacyjną lub zaangażowaną w realizację umowy,
z publicznie dostępnych rejestrów, w szczególności KRS, CEIDG lub innych oficjalnych źródeł, jeżeli jest to potrzebne do weryfikacji reprezentacji, umocowania lub danych kontrahenta,
z dokumentów, korespondencji lub informacji przekazanych w związku z zawarciem lub realizacją umowy.
Ten punkt jest szczególnie ważny, ponieważ w relacji z PGE najczęściej WATT HORIZON będzie przetwarzać dane osób wyznaczonych przez PGE, a więc dane mogą być pozyskiwane nie bezpośrednio od tych osób, lecz od kontrahenta. Wtedy zastosowanie ma art. 14 RODO.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a) Zawarcie i realizacja umowy
Dane będą przetwarzane w celu przygotowania, zawarcia, obsługi, wykonywania, zmiany, rozwiązania lub zakończenia umowy, w tym umowy NDA, a także w celu prowadzenia bieżącej komunikacji związanej z umową.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zawieraniu i realizacji umów oraz utrzymywaniu kontaktu z osobami działającymi po stronie kontrahenta.
Jeżeli osoba jest stroną umowy jako osoba fizyczna, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy.
b) Weryfikacja umocowania i reprezentacji
Dane mogą być przetwarzane w celu weryfikacji osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta, podpisywania dokumentów, składania oświadczeń lub działania jako pełnomocnicy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowym ustaleniu osób uprawnionych do działania w imieniu kontrahenta.
c) Prowadzenie korespondencji i kontaktów roboczych
Dane będą przetwarzane w celu prowadzenia komunikacji biznesowej, technicznej, organizacyjnej, prawnej, handlowej lub projektowej związanej z zawarciem albo realizacją umowy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowej komunikacji z kontrahentem.
d) Archiwizacja dokumentacji i wykazywanie przebiegu współpracy
Dane mogą być przetwarzane w celu przechowywania dokumentacji umownej, projektowej, technicznej, rozliczeniowej lub korespondencji, a także w celu wykazania przebiegu współpracy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zabezpieczeniu informacji na potrzeby organizacyjne, dowodowe i audytowe.
e) Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z umowy, naruszenia poufności, odpowiedzialności kontraktowej lub innych zdarzeń związanych ze współpracą.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw Administratora.
f) Realizacja obowiązków prawnych
Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych, księgowych lub archiwizacyjnych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
RODO wymaga wskazania celów i podstaw prawnych przetwarzania, a w przypadku prawnie uzasadnionego interesu także wskazania tego interesu.
5. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:
podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi IT, hostingowe, pocztowe, administracyjne, księgowe, prawne, doradcze, audytowe lub archiwizacyjne,
dostawcom narzędzi informatycznych wykorzystywanych do komunikacji, zarządzania dokumentacją, obsługi projektów lub współpracy biznesowej,
bankom, operatorom płatności, podmiotom księgowym lub podatkowym — w zakresie niezbędnym do rozliczeń,
podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa,
kontrahentom, partnerom lub podwykonawcom Administratora, jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy lub projektu, którego dotyczy współpraca.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych, usług chmurowych lub usług dostawców technologicznych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni stosowanie mechanizmów wymaganych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych przewidzianych prawem zabezpieczeń.
Ten punkt warto dopasować do faktycznie używanych narzędzi, np. Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Slack, GitHub, Atlassian, CRM itd.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:
przez czas trwania umowy oraz współpracy z kontrahentem,
po zakończeniu umowy — przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi, rachunkowymi lub archiwizacyjnymi,
przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub współpracy,
w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania.
RODO wymaga wskazania okresu przechowywania danych albo kryteriów jego ustalania.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Państwu:
prawo dostępu do danych,
prawo sprostowania danych,
prawo usunięcia danych,
prawo ograniczenia przetwarzania,
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
prawo do przenoszenia danych — w przypadkach przewidzianych przez RODO,
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
UODO wskazuje, że w klauzuli należy poinformować o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, ale z art. 13 i 14 RODO nie wynika obowiązek podawania pełnych danych adresowych tego organu.
9. Prawo wniesienia sprzeciwu
Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
Sprzeciw można wnieść kontaktując się z Administratorem pod adresem e-mail: [adres e-mail].
10. Dobrowolność lub obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, prowadzenia komunikacji, dokonania rozliczeń, weryfikacji reprezentacji lub wykonania obowiązków prawnych.
Niepodanie danych może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy, prowadzenie kontaktu albo wykonanie określonych czynności związanych ze współpracą.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało.
12. Aktualizacja klauzuli
Administrator może aktualizować niniejszą klauzulę informacyjną w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych, zmiany przepisów prawa lub zmiany danych Administratora.
Aktualna wersja klauzuli jest dostępna pod adresem: